Codice etico
1. PREMESSA
Il presente codice etico è un insieme di principi e regole la cui osservanza da parte dei dipendenti e collaboratori della SPITEK S.r.l. (di seguito “Società”) è di fondamentale importanza per il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione della Società.
La sua finalità è di diffondere i valori di correttezza, lealtà, integrità e trasparenza che devono improntare le azioni ed i comportamenti dei soggetti che operano per la Società.
Per questo motivo la Società si impegna a promuoverne e diffonderne la conoscenza, nonché a vigilare affinché le prescrizioni in esso contenute siano rispettate, intervenendo, in caso di necessità, con le azioni correttive ritenute più idonee.
Il presente Codice etico, che è punto essenziale del Sistema dei controlli interni della Società e costituisce parte integrante del Modello Organizzativo formalizzato ai sensi del D. Lgs. n. 231/ 2001, è formato da:
principi generali che caratterizzano l’etica della Società e linee guida che regolano i rapporti intrattenuti con tutte le controparti;
norme applicative che descrivono il sistema di controllo per l’osservanza del codice etico e per il suo continuo miglioramento.
Il codice etico è portato a conoscenza dei dipendenti della Società di tutti coloro con i quali la Società intrattiene relazioni d’affari attraverso strumenti di comunicazione adeguati ed è disponibile al pubblico sul sito internet della Società.
Ciascun collaboratore della Società è tenuto a conoscere e rispettare le previsioni del Codice; la Società vigila con attenzione sull’osservanza del Codice, predisponendo adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo ed intervenendo, se del caso, con azioni correttive.
2. AMBITO DI APPLICAZIONE
Destinatari del Codice Etico della Società sono i membri dell’Organo Amministrativo, i Sindaci e/o Revisori, i Dipendenti, i Collaboratori che prestano la loro opera a favore della Società e tutti coloro che operano per perseguirne gli obiettivi.
I destinatari del Codice Etico si astengono da attività, anche a titolo gratuito, comportamenti e atti incompatibili con gli obblighi connessi al rapporto intrattenuto con la Società.
La Società si impegna, nei rapporti con le sue controparti, ad informarle dell’esistenza del presente Codice Etico.
3. PRINCIPI DI RIFERIMENTO NORME DI COMPORTAMENTO
I soggetti che agiscono per perseguire gli obiettivi della Società operano nel rispetto dei seguenti principi ispiratori:
Legalità, onestà e correttezza: la Società opera nel rispetto delle leggi vigenti, dell’etica professionale e dei regolamenti interni. Il perseguimento degli interessi della Società non può mai giustificare una condotta contraria ai principi di legalità, correttezza e onestà. I rapporti con gli interlocutori della Società sono improntati a criteri e comportamenti di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto. La Società si impegna ad adottare le misure utili ed opportune affinché il vincolo del rispetto della legislazione e di tutte le norme vigenti, nonché dei principi e delle procedure a tale scopo preordinate, sia fatto proprio e praticato dai destinatari del Codice.
Trasparenza e completezza dell’informazione: è impegno della Società informare in modo chiaro e trasparente gli interlocutori circa la propria situazione ed il proprio andamento, senza favorire alcun gruppo d’interesse o singolo individuo.
Riservatezza delle informazioni: la Società assicura l’adozione di procedure atte a garantire la riservatezza delle informazioni in proprio possesso, l’osservanza della normativa in materia dei dati personali e si astiene dal ricercare dati riservati attraverso mezzi illegali. La riservatezza è considerata un valore fondamentale per la Società. L’Organo Amministrativo, i Dipendenti e tutti coloro che operano per il raggiungimento degli obiettivi della Società, non possono divulgare o abusare di informazioni riservate o privilegiate acquisite nello svolgimento delle proprie mansioni.
Conflitti dl interesse: la Società opera al fine di evitare situazioni ove i soggetti coinvolti nelle attività della Società siano, o possano apparire, in conflitto con i propri interessi.
Tutela dell’ambiente, della sicurezza e sviluppo sostenibile: nell’ambito della propria attività, la Società si impegna a operare nel rispetto della salvaguardia dell’ambiente, secondo i principi dello sviluppo sostenibile.
Imparzialità e pari opportunità: la Società si impegna ad evitare ogni discriminazione in base all’età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose, in tutte le decisioni che influiscono sulle relazioni con i propri interlocutori.
Rispetto della persona, salute e sicurezza: la Società assicura il rispetto dell’integrità fisica e culturale della persona e il rispetto della dimensione di relazione con gli altri. La Società assicura che le condizioni di lavoro al proprio interno siano rispettose della dignità individuale e si svolgono in ambienti di lavoro sicuri. La Società considera un valore fondamentale la sicurezza e l’integrità fisica e morale di tutti coloro che operano per raggiungere gli obiettivi strategici aziendali. A tal fine si impegna a promuovere il rispetto delle norme vigenti e l’osservanza delle disposizioni aziendali in materia di sicurezza e igiene sul lavoro. La Società non tollera richieste o minacce volte ad indurre le persone ad agire contro la Legge o contro il Codice, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali e personali di ciascuno.
4. NORME DI COMPORTAMENTO
Nei confronti di tutti gli stakeholder aziendali, gli Amministratori, Dirigenti, Dipendenti e Collaboratori devono tenere un comportamento di lealtà, trasparenza e affidabilità, con divieto assoluto di promettere o di offrire a detti stakeholder, direttamente o indirettamente, pagamenti e benefici materiali di qualsiasi entità volti a compensare un atto del loro ufficio, ovvero ad ottenere un atto contrario ai loro doveri o alla legge.
I soggetti che agiscono per perseguire gli obiettivi della Società operano nel rispetto delle seguenti norme di comportamento:
Risorse Umane: il Capitale Umano rappresenta per la Società una risorsa strategica, attraverso la quale è in grado di sviluppare e garantire servizi e di creare valore. A tal fine la Società si impegna a valorizzare le proprie risorse mettendo a disposizione delle stesse idonei strumenti di formazione, assicurando una continua crescita professionale ed il riconoscimento dell’orientamento al risultato.
La Società basa le sue scelte per la selezione del Personale su procedure chiare, certe e non discriminatorie, nel rispetto delle disposizioni di assunzione, in particolare relativamente ai dipendenti extracomunitari. Alla costituzione e per tutta la durata del rapporto di lavoro, il Personale riceve chiare informazioni sugli aspetti normativi, retributivi e riceve le indicazioni necessarie per svolgere adeguatamente il proprio incarico. Le informazioni riservate che riguardano i Collaboratori sono trattate con modalità idonee a garantirne la massima trasparenza ai diretti interessati e l’inaccessibilità ai terzi, se non per giustificati ed esclusivi motivi di lavoro. Tutti i Collaboratori della Società si impegnano a svolgere la propria attività con trasparenza, diligenza, professionalità nel rispetto dei valori aziendali del Codice Etico. Ogni Dipendente tutela e salvaguarda i beni aziendali con comportamenti responsabili ed in linea con le procedure organizzative, e, nei rapporti con i colleghi, si comporta in base ai principi di civile convivenza ed in spirito di piena collaborazione e lealtà. Ogni Responsabile di Funzione della Società deve, con il proprio comportamento, rappresentare un esempio per i propri diretti Collaboratori ed operare affinché comprendano che il rispetto delle norme inserite nel Codice Etico costituisce parte essenziale della qualità della prestazione di lavoro.
Clienti: la Società si impegna affinché la cortesia, l’attenzione, la correttezza e la chiarezza di comunicazione siano elementi distintivi nei rapporti con i Clienti. La Società censura ogni attività volta all’acquisizione di un incarico lavorativo mediante strumenti di cessioni improprie di valori e altre utilità, ritenendo, quale unica vera forma di successo competitivo, la qualità dell’attività svolta.
Nel partecipare alle gare di appalto la Società valuta attentamente la congruità e l’eseguibilità delle prestazioni richieste, con particolare riguardo alle condizioni tecniche ed economiche, alla sicurezza e agli aspetti ambientali, facendo rilevare ove possibile tempestivamente le eventuali anomalie. La formulazione delle offerte sarà tale da consentire il rispetto di adeguati standard qualitativi, di congrui livelli retributivi del personale dipendente e delle vigenti misure di sicurezza e tutela ambientale.
La Società ricorre al contenzioso solo quando le sue legittime pretese non trovano nell’interlocutore la dovuta soddisfazione.
Nella conduzione di qualsiasi trattativa devono sempre evitarsi situazioni nelle quali i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o possano apparire, in conflitto di interesse.
Fornitori: l’approvvigionamento di beni e servizi di qualsiasi tipo è effettuato sulla base di valutazioni obiettive circa qualità, utilità, prezzo e capacità dei Fornitori di garantire un’efficace assistenza continuativa. Per tutte le forniture, compresi i contratti d’opera e le consulenze, devono essere ragionevolmente ed adeguatamente formalizzate e documentate le motivazioni della scelta e le considerazioni sul prezzo applicato, secondo quanto previsto dalle procedure aziendali.
Concorrenti: La Società crede nella libera e leale concorrenza ed informa le proprie azioni all’ottenimento di risultati competitivi che premino la capacità, l’esperienza e l’efficienza.
La Società ed i suoi collaboratori devono tenere comportamenti corretti negli affari di interesse dell’Impresa e nei rapporti con la Pubblica Amministrazione.
Qualsiasi azione diretta ad alterare le condizioni di corretta competizione è contraria alla politica aziendale della Società ed è vietata ad ogni soggetto che per essa agisce. In nessun caso il perseguimento dell’interesse della Società può giustificare un condotta dei vertici o dei collaboratori della Società che non sia rispettosa delle leggi vigenti e conforme alle regole del presente Codice.
Soci, Revisori e Sindaci: i rapporti della Società con i Soci, i Revisori ed i Sindaci sono ispirati alla massima collaborazione, correttezza e trasparenza. A tal fine è assolutamente vietato fornire dichiarazioni false o ingannevoli ai Soci, Revisori e Sindaci. I Dipendenti e i membri dell’Organo Amministrativo della Società si impegnano a fornire i dati necessari per garantire un’informativa corretta ed adeguata ai soggetti indicati. In particolare i soci dovranno essere compartecipi e coinvolti nel perseguimento degli obiettivi e nel rispetto delle relative modalità, in quanto ogni comportamento non etico provoca conseguenze negative e danneggia la Società.
Istituzioni pubbliche e Autorità di vigilanza: i rapporti della Società con i rappresentanti delle Istituzioni Pubbliche e di Vigilanza sono improntati a criteri di trasparenza e professionalità, in uno spirito di massima collaborazione volto al rispetto sostanziale della regolamentazione vigente. È fatto divieto assoluto a tutti coloro che operano per perseguire gli obiettivi della Società di promettere o di offrire, direttamente o indirettamente, a Dipendenti e Funzionari di Istituzioni pubbliche ed Autorità di vigilanza, pagamenti e benefici materiali di qualsiasi entità volti a compensare un atto del loro ufficio, ovvero ad ottenere un atto contrario ai loro doveri di ufficio. Nei confronti di Rappresentanti o Dipendenti delle Pubbliche Amministrazioni sono vietate la ricerca e l’instaurazione di relazioni personali di favore, influenza, ingerenza idonee a condizionare, direttamente o indirettamente, l’esito del rapporto.
Tutte le informazioni da comunicare alle Istituzioni Pubbliche devono essere vere e corrette, conformi alle condizioni amministrative, contabili e tecniche della Società.
È consentito effettuare omaggi di modico valore purché nel rispetto delle procedure previste dalla Società che prevedono adeguate forme di autorizzazione da parte delle funzioni preposte. In ogni caso gli omaggi non devono in alcun modo poter essere considerati come volti ad acquisire vantaggi in modo improprio. Per parte loro i Dipendenti e tutti i soggetti che operano per perseguire gli interessi della Società non devono accettare doni o prestazioni di qualsiasi natura da soggetti con i quali intrattengono rapporti connessi con la propria attività lavorativa, se questi eccedono i limiti previsti dalle consuetudini o se sono in ogni caso contrari alla normativa attualmente in vigore.
Beni aziendali e sistemi informatici: la Società pretende dai propri dipendenti un utilizzo dei beni aziendali rispettoso, sempre volto alle necessità aziendali.
La Società si impegna a mantenere i propri beni, con particolare attenzione al proprio sistema informatico nel pieno rispetto della normativa sulla privacy, con l’obiettivo della tutela e conservazione dei dati.
I beni di soggetti terzi possono essere utilizzati solo dietro autorizzazione del proprietario, nel rispetto dei principi di buona fede e con la diligenza del buon padre di famiglia. È fatto assoluto divieto a dipendenti e collaboratori aziendali accedere senza formale autorizzazione ad archivi e data base di soggetti terzi.
Contesti internazionali: la Società opera in altre giurisdizioni e paesi nel pieno rispetto delle disposizioni locali e, se la normativa italiana risulta più severa, adottando in tali contesti tale normative più rigide.
Autorità giudiziarie: nei rapporti con le Autorità Giudiziarie ciascun soggetto, che opera per conto della Società, deve essere sempre e comunque rilasciare dichiarazioni veritiere, indipendentemente dalle conseguenze per la Società.
Organizzazioni sindacali e politiche: la Società non favorisce o discrimina direttamente o indirettamente alcuna organizzazione di carattere politico o sindacale. L’azienda si astiene dal fornire qualsiasi contributo, diretto o indiretto, sotto qualsiasi forma, a partiti, movimenti, comitati ed organizzazioni politiche e sindacali, a loro rappresentanti e candidati, tranne quelli dovuti in base a specifiche disposizioni di legge.
Ambiente: le attività produttive della Società sono gestite nel rispetto della normativa vigente in materia ambientale. Quando promuove, progetta od affida la progettazione di interventi edilizi la Società effettua o cura che siano svolte, tra l’altro, tutte le indagini occorrenti per verificare i possibili rischi ambientali derivanti dall’intervento e prevenirne i danni.
La Società si impegna a diffondere e consolidare tra tutti i propri Collaboratori e Subfornitori una cultura della tutela ambientale e della prevenzione dell’inquinamento, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i Collaboratori.
Gestione Amministrativa e Contabile: la tenuta della contabilità aziendale è improntata a criteri di correttezza, trasparenza e completezza. Nelle scritture contabili devono essere annotate unicamente registrazioni veritiere, rispondenti alla reale natura delle operazioni inserite. Tutte le funzioni aziendali sono tenute a prestare la massima collaborazione affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità. Per ogni rilevazione contabile che riflette una transazione societaria deve essere conservata un’adeguata documentazione di supporto. Tale documentazione deve consentire di individuare il motivo dell’operazione che ha generato la rilevazione e la relativa autorizzazione. Chiunque venga a conoscenza di qualsiasi forma di falsificazione delle scritture contabili deve prontamente informare l’Organismo di Vigilanza.
La movimentazione di denaro deve essere effettuata nel rispetto dei principi di trasparenza e tracciabilità, in piena conformità alla normativa antiriciclaggio vigente.
Sistema di Controllo Interno: l’efficienza e l’efficacia del Sistema di Controllo Interno sono condizione per lo svolgimento dell’attività della Società in coerenza con le regole ed i principi del presente Codice Etico. Ciascun destinatario del Codice Etico è responsabile, per la parte che gli compete, del sistema di controllo interno e della conformità della propria attività ai principi del Codice e ad ogni norma o procedura aziendale. In particolare, ciascun Dipendente è responsabile del buon funzionamento del Sistema di Controllo Interno, nell’ambito del suo ruolo e delle sue competenze.
5. EFFICACIA DEL CODICE ETICO E SUE VIOLAZIONI
Il rispetto delle regole e delle procedure aziendali, nonché dei contenuti del presente Codice costituisce parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei prestatori di lavoro ai sensi nella vigente normativa.
Ogni violazione delle prescrizioni contenute nel Codice Etico sarà pertanto considerata dalla Società come una violazione del rapporto di fiducia con la stessa e potrà costituire inadempimento alle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, con le relative conseguenze di legge in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro e potrà, se del caso, comportare il risarcimento dei danni derivanti dalla violazione stessa.
Le violazioni del Codice da parte di componenti degli Organi Sociali possono comportare l’adozione da parte degli Organi Sociali competenti delle misure più idonee previste o consentite dalla legge.
Le violazioni commesse da Consulenti, infine, saranno sanzionabili in conformità a quanto previsto nei relativi incarichi e contratti.
Il soggetto preposto alla vigilanza ed al monitoraggio del rispetto delle prescrizioni contenute nel presente Codice è l’Organismo di Vigilanza, istituito in ottemperanza alle prescrizioni contenute nel D. Lgs n. 231/2001.
A tale organismo sono affidati i compiti di seguito indicati:
adeguare i contenuti del Codice all’evoluzione normativa;
supportare i soggetti tenuti al rispetto del presente Codice Etico nella sua interpretazione ed attuazione;
garantire coloro che segnalano comportamenti non conformi al Codice da qualsiasi forma di pressione, ritorsione o intimidazione;
segnalare alle funzioni competenti eventuali situazioni anomale;
promuovere e predisporre appositi programmi di formazione e comunicazione volti a diffondere la conoscenza dei contenuti del Codice Etico.